Viettel Nghệ An Triển Khai Hệ Thống Quản Lý Văn Bản Thông Minh: Giải Pháp Đột Phá Cho Bài Toán Quản Trị Nội Bộ

Trước thách thức của quản lý văn bản phân tán, xử lý công việc thủ công và tình trạng tồn đọng hồ sơ, Viettel Nghệ An đã chính thức triển khai Hệ thống Quản lý Văn bản Thông minh tích hợp công nghệ số, mang đến giải pháp toàn diện cho công tác hành chính, vận hành và quản lý nhân sự. Đáng chú ý, đây là xu hướng chung của các doanh nghiệp tại Nghệ An và cả nước khi hơn 80% doanh nghiệp lớn đã ứng dụng hệ thống tương tự để nâng cao hiệu suất quản lý.

Xu Hướng Số Hóa Quản Lý Văn Bản: Cơ Hội Và Thách Thức

Theo khảo sát của Sở Thông tin & Truyền thông Nghệ An, 65% doanh nghiệp địa phương đã chuyển đổi số quy trình nội bộ, trong đó quản lý văn bản điện tử là ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn gặp khó khăn do thiếu nền tảng tích hợp đủ mạnh để xử lý đồng bộ từ lưu trữ, phê duyệt đến giám sát. Điều này càng thôi thúc Viettel Nghệ An đầu tư bài bản vào hệ thống quản lý văn bản thông minh, không chỉ giải quyết nhu cầu nội bộ mà còn bắt kịp xu thế chung của cộng đồng doanh nghiệp địa phương.

Hiện Trạng “Đau Đầu” Được Giải Quyết Chỉ Với Một Hệ Thống

Trước đây, việc quản lý văn bản tại Viettel Nghệ An gặp nhiều bất cập:

• Lưu trữ phân tán, tìm kiếm khó khăn: Văn bản lưu trữ trên nhiều nền tảng (email, ổ cứng, giấy tờ), gây lãng phí thời gian tra cứu.
• Quy trình phê duyệt chậm trễ: Nhân viên phải chờ đợi lâu do lãnh đạo đi công tác, không thể ký duyệt từ xa.
• Không theo dõi được tiến trình văn bản: Khó kiểm soát văn bản đang ở khâu nào, phòng ban nào xử lý.
• Đánh giá nhân sự thiếu minh bạch: Quản lý giao việc và đo lường hiệu suất chưa hiệu quả.

Hệ Thống Quản Lý Văn Bản Thông Minh: Chuyển Đổi Số Toàn Diện

Với mục tiêu tối ưu hóa quy trình nội bộ, Viettel Nghệ An đã ứng dụng hệ thống quản lý văn bản tích hợp 5 tính năng ƯU VIỆT, tương đồng với các giải pháp tiên tiến mà doanh nghiệp trong tỉnh đang triển khai:

1. Lưu trữ tập trung, bảo mật đa tầng: Toàn bộ văn bản được số hóa và lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây, cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi. Hệ thống phân quyền chặt chẽ, đảm bảo an toàn dữ liệu.
2. Phê duyệt văn bản từ xa, không gián đoạn: Lãnh đạo có thể ký số, phê duyệt văn bản trực tiếp qua điện thoại hoặc máy tính, dù đang công tác. Quy trình tự động hóa giúp rút ngắn thời gian chờ đợi từ vài ngày xuống chỉ 5 phút.
3. Theo dõi thời gian thực: Mọi văn bản đều hiển thị trạng thái chi tiết (đang xử lý, đã chuyển phòng ban nào, ai phụ trách), giúp minh bạch hóa quy trình.
4. Tìm kiếm thông minh: Công nghệ AI cho phép tìm kiếm văn bản bằng từ khóa, nội dung chính, thậm chí hình ảnh, tiết kiệm 80% thời gian so với phương pháp thủ công.
5. Tích hợp quản lý công việc và KPI: Hệ thống tự động ghi nhận tiến độ xử lý văn bản của nhân viên, hỗ trợ đánh giá hiệu suất và giao việc khoa học.

Kết Quả Ấn Tượng Sau 3 Tháng Triển Khai

• Giảm 70% thời gian xử lý văn bản, loại bỏ hoàn toàn tình trạng tồn đọng.
• Tiết kiệm 50% chi phí in ấn, lưu trữ giấy tờ.
• Tăng 95% tính minh bạch trong quy trình phê duyệt.

Ông Nguyễn Hữu Thắng, Phó Giám đốc Viettel Nghệ An, chia sẻ: “Hệ thống không chỉ là bước tiến công nghệ, mà còn thay đổi tư duy làm việc của đội ngũ. Chúng tôi tự tin hướng tới mô hình văn phòng không giấy tờ, nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên số. Điều này cũng phù hợp với định hướng chung của tỉnh Nghệ An trong thúc đẩy số hóa doanh nghiệp”.

Hướng Đến Nền Tảng Quản Trị Tích Hợp

Trong thời gian tới, Viettel Nghệ An dự kiến mở rộng hệ thống, tích hợp thêm module quản lý dự án và phân tích dữ liệu lớn (Big Data), biến nền tảng này thành “bộ não số” điều hành toàn diện. Đây cũng là bước đi chiến lược nhằm đồng hành cùng các doanh nghiệp địa phương trong hành trình chuyển đổi số, góp phần xây dựng Nghệ An trở thành điểm sáng về ứng dụng công nghệ 4.0.